こんにちは藤沢第2センター広報課です。
企業実践では実際に仕事を経験するために、広報、企画、総務、庶務課に分かれて、課に適する仕事を行っています。今回は企業実践内で活躍している課のひとつの総務課の紹介をします。
総務課の作業内容は電話応対です。金曜日に行われる企業実践のみで、利用者はコミュニケーション能力を向上するため、電話で全国のウェルビーセンターとロールプレイングを行っています。
実際に元総務課メンバーに感想を書いていただきました。
ではご覧ください。
1. 総務課の電話応対の作業内容
作業内容は主に架電、受電、個人軽作業・共同軽作業（電卓計算、短文入力、長文入力、プラグ）、電話応対担当の上長から指示を聞き、指示通り作業を行うことです。
始めは緊張しましたが、回数を重ねていくうちに、少しずつ電話応対に慣れてきました。
2. 個人軽作業・共同軽作業
個人軽作業・共同軽作業とは、架電・受電を行いながら、空いている時間に軽作業を行うことです。
個人作業
個人で軽作業をしながら電話応対を行うことです。架電をするときは自分のペースで電話をかけることが出来ましたが、受電をするときは軽作業をしながら突然かかってくる電話に出なければならなかったので、すぐに受電ができなかったりすぐにメモの用意をしてメモをとったり応対をすることが難しかったです。この応対も回数を重ねていくうちに早く対応ができるようになっていきました。
共同軽作業
電話応対担当の上長の方から軽作業での目標（ノルマ）を出されて、企業実践の時間内に課せられた作業を利用者同士で協力し合って作業を行うという作業のことです。
共同軽作業では、個人軽作業とは違い、間違えをしないように更に気を付けたり、協力しながら周囲の様子を見ながら作業を行っていました。
上長の方からの指示を指示通り作業を行う作業。
この作業は上長の方が利用者を一人一人呼び、作業の指示を口頭で行いその口頭の作業内容を指示通り行えるかという作業がありました。
結果的にメモを取り、指示通り作業はできたのですが、その指示を総務課の次の利用者（指示を聞いていない）の方に、同じく上長が指示した内容と同じことを伝えなければならなかったのでメモを見ながら口頭で伝えることが難しく感じましたが、良い経験になったと思います。
現メンバーにもアンケートをとってみました！ご覧ください！
1.好きな作業を教えてください。
□ 全部。どの作業にもたくさん学びがあり、好きです。
〇 電話応対です。特に受電は緊張感があってやりがいがあります。また、他のセンターの利用者の方との電話でコミュニケーションを行うことは楽しいです。
■ 他のセンターのイベントなどに関して質問をすることです。
それぞれのセンターで色んなイベントがあることを聞いていて楽しいです。
▲ まだ経験が浅く、架電以外の作業では各センターの郵便番号一覧の作成をしたことが好きな作業です。
2.苦手な作業はありますか？
□〇 口頭で指示を受け、その指示通りに作業を行うこと。
■▲ 学びは多く、好きですが、少し苦手です。
3.工夫や気を付けていることはありますか
□ 注意していただいた事を、次に繰り返さないようにする事。
〇 電話応対の前にかつ舌が良くなるように発声練習をしています。
また、しっかりと2コール以内に電話に出ることを心掛けています。
■ はっきりと聞き取りやすい声で話すことです。
それから、落ち着いて応対することです。
▲ 言葉づかいとメモを取る事
4.最後に感想があればお願いします
□ 上長は少し厳しいですが、緊張感の中にも優しい雰囲気のある総務課での作業がとても楽しいです。
〇 電話応対は実際に仕事をしてからも役に立つと思うのでしっかりと企業実践で訓練していきたいと思います。
■ 苦手な電話応対ですが、総務課での作業を通して上手に応対できるようになれば良いなと思っております。
▲ 総務課に移動になってからまだ日が浅いですけど、電話応対のスキルを上げるために取り組んでいきたいです。
いかがだったでしょうか？
総務課の活動を見て一番印象に残るのは、毎回はきはきした声で電話応対が出来ていてすごいと思います。それに挨拶から質問と答えまで、相手に聞きやすい声で発信し、相手が聞き取れなかった際は復唱し、優しく丁寧に作業を行っていると思いました。
もし他に機会があれば総務課の皆さん、よろしくお願いします。
他の課の紹介も載せてあるので、もしよろしければご覧になってみてください。
以上、藤沢第2センター広報課でした
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