ビジネス文書・メールの書き方

就職活動ガイド

ビジネス文書とは

ビジネス文書とは、ビジネスの場面において、情報伝達、意思確認などを目的として作成、提出される文書のことをいい、報告書、企画書、契約書、依頼書などがあります。

ビジネスにおいて要件を相手に伝えることがビジネス文書の主な目的ですから、不必要な飾り言葉や個人的な感想は入れず、形式に応じた書き方で的確に表現することが大切です。

ビジネスでは、情報を適切に、効率的に伝達することが不可欠です。
例えば、口頭で伝達すると、言い間違いや聞き間違いなどのミスが起こります。複数人に伝える場合は、「伝言ゲーム」のように、最初の発信者の意図とは違った情報に途中で変化する恐れもあります。また、情報交換した人の記憶が曖昧になり、“言った言わない”のトラブルが起こり得ます。
このような問題を解決するために、伝達する内容を「文書」に残すことが必要となるのです。。

ビジネス文書作成のメリット

ビジネス文書には幾つかのメリットがあります。

第一に、ビジネス文書には、会社によって決められている形式やフォーマットがあり、過不足なく正確な情報伝達を行うことができます。
無駄のない正確な情報伝達は、日々忙しく働いているビジネスマンにとって非常にありがたいですし、不可欠なものと言えるでしょう。

第二に、一度に複数の相手に情報を伝達することができます。
ビジネスでは情報伝達を効果的に行うことが必要ですが、イチイチ関係者全員に伝達するのでは、時間がいくらあっても足りません。ビジネス文書は、効率的に情報共有を行えるという点で大きな意味があります。

第三に、ビジネス文書は証拠が残るという点です。
情報を伝達した後、“言った言わない”の行き違いがなくなり、責任の所在が明確になります。文書なので、後で見返して情報を正しく読み返すことも可能です。

ポイント

ビジネス文書作成のポイントを意識していきましょう


・作成にあたっては、相手の立場を考えます。情報を伝える相手が誰なのか、専門用語を使っても良いかどうかなど、読み手の立場に立って分かりやすい文書を作成します。

・ビジネス文書は、原則として「結論」から書いていきます。ビジネスマンは日々忙しくしています。文書を読んですぐにポイントを把握できることが重要です。必要な情報か不要な情報か、優先順位の決定まで、読んですぐ判断できることが必要なのです。

・ビジネス文書は「パラグラフ構成」にします。パラグラフとは、ある1つのトピックについて述べている複数の文章の集まりを指します。パラグラフごとにまとまっていると、自分に必要な情報かどうか瞬時に判断し、不要なパラグラフは省いて読むことができます。

・ビジネス文書は具体的な情報を記述しなければなりません。特に、金額、数量、時間、などの数値は具体的に記述します。また、記述は証拠となるため、受信者、発信者、日時、場所なども明記しておくことが重要です。

・ビジネス文書は、原則、一文書には一つの要件に絞って記述します。要件が複数ある場合は文書を分けて作成するようにします。これにより、読み手は論点やポイントがぼやけずに理解することができます。

ビジネスメールの書き方

ビジネスではメールを多く使います。ビジネスメールのメリットとしては、コストがかからないこと、相手の時間を拘束しないこと、すぐに届けることができること、後で確認ができること、など多数あります。メールを検索したり、メールの履歴を追うのも容易にできます。
ただし、メールは文面でのコミュニケーションであるが故に、相手に予期せぬ誤解を与える可能性もあります。相手に伝えたいポイントを押さえつつ、失礼の無いよう注意する必要があります。

To、CC、BCCとは

「To」は、要件を伝えたい、返信を求めたい相手に対してで、宛先になります。

「CC」は、参考として確認してもらいたい相手に対してです。
CCとはカーボン・コピー(Carbon Copy)の略で、複写の意味です。Toがメインの送信先、CCが複写を送りたい相手になります。CCに入力したメールアドレスにも、Toと同じメールが送信されます。CCでメールを受信した人には確認の義務はありますが、返信の義務はありません。

「BCC」は、お互いに面識のない複数名に一斉送信したいときに使用します。
BCCは、To、CCの下の欄にあります。ブラインド・カーボン・コピー(Blind Carbon Copy)の略で、隠れた複写の意味です。BCCに入力したメールアドレスにも、Toと同じメールが送信されますが、そのメ-ルアドレスはTO、CC、他のBCCでの受信者には表示されません。
このように、受信者に他の受信者がいることを隠したい場合はBCC欄を使用します。自分が受け取る場合、ToやCCに自分のメールアドレスが入っていないのにメールが届いている時はBCCで配信されたメールです。
なお、面識がない複数の相手にメールを送る場合は、「一斉配信のためBCCで失礼します」と一言入れた方が親切です。

CCやBCCの注意点ですが、CCを入れてメールを送る場合、CCに入れた人がしっかりメールを見てくれるように、メール本文の宛名の下に、CCで受信している人がいることを明記しましょう。

例えば、CCでの受信者が一人の場合は、宛先としての「△△様」の下に「CC:○○様」と書きます。CCでの受信者が複数いる場合は、役職の順に記載します。このとき、受け取った人は並び順から序列を感じますので、説明できる理由が無い場合、気分を害す人もいるので注意します。

また、お互いに面識のない相手のアドレスをCCに記載してしまうと、すべての送信先の名前やアドレスが受信者にわかってしまいます。個人情報の漏洩につながりますので、厳重な注意が必要です。
BCCでメールを受け取った場合、返信は送信者にのみ行います。全員に返信すると、自分のアドレスが他の全員に知られてしまうだけでなく、BCCで送られたことが分かってしまいますので注意が必要です。

なお、To、CC、BCC利用の全てに当てはまりますが、同姓同名や宛先を間違えないことに注意します。

これらはビジネス場面では往々にして起こり得ることです。機密情報を誤って送信しないよう、送信ボタンを押す前にもう一度見直すことが重要です。

ビジネスメールの構成

宛名
基本構成としては、送る相手の「社名、部署名、名前」の順です。氏名は名字のみでも構いませんが、分かる場合はフルネームで記載する方がより丁寧です。役職がある場合は、氏名の前に付け足します。
団体宛の場合は「御中」をつけます。御中は、個人名での「様」の代用となります。
複数名に同じメールを送信する場合は、「各位」をつけます。各位は、皆様方という意味の敬称ですので、「様」は必要ありません。

件名
忙しくしているビジネスマンは、まず件名でメール内容を把握します。具体的な名称、内容、日付、社名、などを記載することで、大量に送られてくるメールの中で誤って破棄される危険性が減ります。また、【】や<>などの記号を付けることで目立たせることも効果的です。

本文
伝わりやすい文章を書くことが必須となります。一行は長くても30文字程度に抑えるのが理想です。時節の挨拶などは必要なく、一般的に、外部に送信する場合は、「お世話になっております。」、社内に送信する場合は「お疲れ様です。」とします。結びの挨拶も「よろしくお願いいたします。」など簡潔に済ませます。

署名
署名は、メール上の名刺のようなものです。
署名に盛り込みたい項目は、社名、部署名、肩書き、氏名、読みがな、郵便番号、所在地、電話番号、FAX番号、メールアドレス、URLなどです。

添付資料
メールではデータを添付して送信することができます。しかし、添付するファイルによっては、メールの受信者に迷惑をかけてしまう場合もあります。相手のメールサーバーの使用量に制限があったり、一回で送信(受信)できる容量に制限がある場合がありますので、送る前に相手に確認をとるのがベターです。
また、大量のデータ送信や、多くのファイルを送信する場合は、圧縮して受信しやすいようにします。さらに、ファイルが添付されていること、データ容量や添付内容を文面に記載すると親切です。

返信
何度も相手と返信のやり取りをしていると、Re:Re:Re:・・・といくつも「Re:」 が重なってしまいます。
これでは相手に失礼ですので、2〜3回目以降は書き直すのが良いでしょう。
また、差出人は相手がメールを読んだかどうかを確認できませんので、質問や依頼といった内容のメールを受け取った際は、できるだけ速やかに返事を出すようにしましょう。


その他注意点
メールは通常、早く確実に連絡がとれますが、送信経路で何かのトラブルがあった場合、届くまでに何時間もかかったり、メールそのものが行方不明になることもあります。
メールが届いていても相手がすぐにチェックするとは限りません。メールで送るのが適切であったとしても、急ぎの用事や重要事項などは、電話で「送ります」「送りました」と一報を入れるようにします。 また、普段話している言葉を文字にすると、伝わる印象や意味が異なる場合があります。相手に不快な思いをさせないような言葉選びを常に意識します。
重要な内容なら直接会って話す、電話で説明する、などの配慮も必要です。メールの真意が伝わりにくい場合はメール送信後に口頭で補足することも良いでしょう。

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