【宇都宮第2】企業実践の総務課の電話の応対

こんにちは、ウェルビー宇都宮第2センターです。
じめじめした日が続いていますが皆様どうお過ごしでしょうか?
梅雨が明けると本格的な夏がやってきます。暑さで体調を崩さぬようお元気でお過ごしください(*^^*)
今クールの企業実践広報課では、利用者様に各カリキュラムへの思いを綴って頂きブログアップしていきます!メンバーで何度も話し合い作り上げた文章になっておりますので最後まで読んで頂けると幸いです。

第1回目は30代男性で、精神障害をお持ちの方です。
それでは、以下が文章です。

【企業実践の総務課の電話の応対】
ウェルビーのカリキュラムの1つである企業実践とは“実際の会社”を想定し、スタッフ(上司役)から与えられた業務をグループで行います。5回を1クールとし、今回のクールは広報課・企画課・総務課・庶務課の4つの課に配属されます。
今回はその中の総務課の内容をご紹介しようと思います。

皆さんは企業に入った際、一番割り当てられやすい仕事は何だと思いますか?
書類整理でしょうか?補助業務でしょうか?
色々あると思いますが、企業実践の総務課では電話対応の練習を行います。
電話応対は苦手な方が多いのではないでしょうか。
理由は慣れていないために相手の言った会社名等が聞き取りにくいという事や、何を聞かれるかわからず不安になる事等ではないかと思われます。

ではここで企業実践における総務課について詳しく説明します。
1,ロールプレイをして電話する(される)内容に慣れる。
決まった内容の台本が用意され、それに沿って電話応対をします。
それによって何を聞かれるかわからない事への不安の払拭になります。
2,他センターに電話をかける
電話をかける事への躊躇が無くなる。
3,他センターに電話をかける・他センターからの電話を受ける
電話を取る事への躊躇が無くなる。

色々な方とのやり取りにより、一度で聞き取れなかった場合のアクシデントに対応が
できるようになります。

電話をかける際初めのうちは緊張していましたが、だんだん慣れてくると、かけた電話の相手が台本と少し違う言い回しをしている事に気づくことで、相手の様子を気にしつつ対応できる余裕が出てきました。

私が実際に仕事をしていた時は電話の取次が多かったので、下記のようなメモのテンプレートを作成、印刷して使用していました。
必要事項の聞き漏れがなく効率的に作業ができて便利でした。

宇都宮センター画像1

ウェルビー総務課では、電話内容の受け答えがすぐにできる事・内容をスタッフ(上司役)へまとめて報告できる事に重点をおいて対応を考えてみました。
他カリキュラムの座学でインプットした事を、電話をかける事・受ける事を通じてアウトプットする経験が得られました。
このカリキュラムを通じて自信を持って電話の対応ができるのではないかと思います。

いかがでしょうか?
日々の様々なカリキュラムから学んだことを、企業実践総務課で発揮していますね!
また、前職での経験も踏まえた工夫によって自信を持って電話対応に臨むことが出来ています。
皆様も是非参考にしてみてください!